GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NOS REGISTROS ACADÊMICOS DO IFSC

Abstract

O objetivo deste trabalho é averiguar a forma de organização do acervo referente à vida acadêmica dos estudantes dos cursos de graduação e pós-graduação (lato sensu) nos campus do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC). O método a ser utilizado é a análise dos dados trazidos a partir da aplicação de um questionário direcionado aos atores diretamente envolvidos na gestão documental dos acervos acadêmicos estudantis, os setores de Registros Acadêmicos. Traçando um diagnóstico de como o acervo acadêmico estudantil do IFSC está organizado na atualidade é possível identificar se existe uma homogeneidade no trato dos documentos que são gerenciados pelos Registros Acadêmicos, e se esta organização segue uma política institucional de gestão documental devidamente estruturada e difundida. Num momento em que a instituição é compelida a migrar seu acervo para o meio digital, obrigatoriedade imposta pelo decreto nº 9.235/2017, a falta de uma padronização na organização desta documentação a ser migrada impõe desafios ainda maiores neste processo. Imaginando que a migração do acervo acadêmico implicará uma série de etapas a serem cumpridas, podemos apontar que a etapa de organização destes documentos para a posterior digitalização demandará um grande esforço institucional e será de grande importância para que o processo como um todo transcorra com segurança e uniformidade, prezando pela manutenção fidedigna do acervo. Verificada a falta de uma política de gestão documental institucional, fica nítida a importância da concepção de uma política do IFSC, visando a padronização dos processos acadêmicos e a construção da identidade institucional nesta área. Também, a migração dos processos acadêmicos para o meio digital, evitando a produção de documentos em papel, o que diminuirá o trabalho com digitalização de documentos e ainda tornará mais eficiente, moderna e segura, a produção, tramitação, armazenamento e consulta destes. Ainda, a criação de um programa de capacitação contínua dos servidores que atuam em setores estratégicos de tramitação de documentos.